 どうしても現金が必要なら ( No.1 ) |
- 日時： 2016/02/19 09:57
- 名前： Dath Row Immate ID:9cThSvKI
- 職員の一時立替→絶対やってはいけません。そんなことをさせていた法人があるなんてビックリポンです。
だからと言って法人クレカも必要ありません。会計上の処理が面倒です。
普通は「小口現金」。これもち事務長や施設長に管理してもらってください。
小口現金に賛否があることは承知していますが、職員の立替より1万倍マシです。
仕分けはこれでどうぞ。
ww.mezase-bokizeirishi.jp/bokikouza/boki3kyu/b006.html
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| ご回答ありがとうございました ( No.2 ) |
- 日時： 2016/02/19 10:33
- 名前： ふる ID:/u5ROWpk
- ご回答ありがとうございました。
製造業で７年間経理事務を担当した後、現在の特養に転職しました。
製造業の経理事務では、社員が少額の備品・文具類を自費で買ってきて、そのレシート（領収書）を経理に提出し、経理が小口現金から支払うということが日常的に行われていたため、そういう処理に全く疑問をもっていませんでした。
素朴な疑問ですが、「絶対やってはいけません」というのはなぜでしょうか？
（監査員には聞き忘れました）
法人クレカだと、会計上の処理がどのように面倒になるのでしょうか？
素人質問で申し訳ありませんが、宜しくお願い致します。
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| クレカ決済方式に切り替えます ( No.3 ) |
- 日時： 2016/02/19 11:13
- 名前： 特養施設長 ID:2kER.wjA
- 職員が立替払いをして，あとから精算するという方法は違法でもなんでもなく，民間企業ではよくおこなわれています。
絶対にやってはいけません，と断じるほどのことではないかと。
事実，私は異業種からの転職組で，前職では出張が多かったのですが，出張旅費，宿泊費，ガソリン代，高速代などはすべて社員が立替払いし，月に一度まとめて精算する方法を採っていました（社員一人あたり，ひと月で約10万円程度）。
しかし，慣れていないと職員が嫌がるケースもあるでしょうから，小口現金から仮払いするのがよいのではないでしょうか。
なお，最近はインターネット経由で備品購入することも多いですから，法人名義でクレカを作成して決済する方法を採る企業も増えています。
いちいち銀行振込したり，代引き手数料を支払ったりするのは非生産的であり，
しかもカードでしか決済できないネットショップも多数存在します。
備品購入や出張等の費用をキャッシュレス化することで、余計な事務負担（＝コスト）を削減できると考え，当法人は次年度よりクレカ決済方式を導入予定です。
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| 当施設では使っています ( No.4 ) |
- 日時： 2016/02/19 11:43
- 名前： 浜子 ID:eH66kJSM
- 通所介護事業所です。
当施設では法人のクレジットカードを使っています。
水道、ガス、電気、電話、インターネット通販、携帯、ガソリン等々
とにかくクレジットカードで払えるものは、全てクレジットカードで
支払するようにしています。
使った額によってキャッシュバック機能がついているクレジットカードなので、
毎月2000円〜5000円ほど戻ってきます。
車検や高額な備品を購入したときなどはもっと戻ってくることもあります。
同じ額の支払いをするのであれば、キャッシュバックがあったほうが
お得だと私は思います。
特養施設長さんが言われているように、銀行に振込みにいったり、
手数料の支払いがなくてすみますし、カードの管理と明細の確認を
しっかりと行っていれば、悪用もされないのではないかと思いますが…
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| ご回答ありがとうございました。 ( No.5 ) |
- 日時： 2016/02/19 12:10
- 名前： ふる ID:/u5ROWpk
- 特養施設長様、浜子様、ご回答ありがとうございました。
大変参考になりました。
指導監査の担当者（県（政令市）の職員）に電話で法人クレカ導入について質問したところ、「導入不可ではないが、チェック・牽制機能を盛り込んだ規定を作成し、金額も１０万以下が望ましい、且つ理事会で事前に審議・承認を得るべき」とのことです。
特養施設長と同じく、民営企業にいたものからすると、「なぜにそこまで！立替なくせとの指導にそった方策なのに大きなお世話」との感が大きいです。
社会福祉法人だからで、民間の有料老人ホームでもそこまで制限されるのでしょうかね？
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| 社会福祉法人と株式会社との経理では求められているものが違います ( No.6 ) |
- 日時： 2016/02/19 12:48
- 名前： Dath Row Immate ID:Bg6O3e4E
- 株式会社と公益法人の感覚の違いもありそれぞれの法人で判断すべきものだけど・・
個人のお金と公のお金を明確に区別するのが公益法人では当たり前とされています。
社会福祉事業は本来、公で行うもの。それを公に成り代わり事業実施するのが社福。(介護保険前の話だけど)
それゆえ、役所=公と同じ感覚が求められる。
さらにゲスな例だけど
A法人が都合で私人にお金を立て替えさせている。
こんなことを日常的におこなっていれば
B私人の屁理屈で法人のお金を自身のために一時立て替える。
Aを強要しBを絶対ダメだと合理的に説明するのは雇用関係だけですよね。
組合から経費の立替を「おかしい」と指摘された場合、どの様に回答するのかなぁ。
あと小口現金は、職員のお金を精算するためのものではなく、
あらかじめ概算として職員に渡し、物品購入した職員は精算するのが原則だよ。
役所の
>導入不可ではないが、チェック・牽制機能を盛り込んだ規定を作成し、金額も１０万以下が望ましい、
>且つ理事会で事前に審議・承認を得るべき
って回答は至極当たり前だよ（賛成か反対かは別にして）
彼らは利便性より事故が発生するリスクを最小に留める方におもむきをおくね。
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| 個人的には導入してほしいと思うのですが ( No.7 ) |
- 日時： 2016/02/19 16:05
- 名前： 事務員 ID:eqGGRHK6
- 使用ルールと管理をきちんと決められるのなら、クレジットカードの使用は今の時代には合理的でしょうね。
経理処理も多少振替伝票が出る程度、面倒というほどでもないですし。
ただ最近のニュースでしたか、どこぞの理事長が自分の立替えた物品の金額相当を法人のクレジットカードで買い物したもので補填した（本当の中身は違うのでしょうけど）という摩訶不思議なことをするので、やっぱりとなってしまうんですよね。
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| ご回答ありがとうございました。 ( No.8 ) |
- 日時： 2016/02/19 17:40
- 名前： ふる ID:/u5ROWpk
- Dath Row Immate様、ご回答ありがとうございました。
社福、お役所の解説あたりはなるほどと感心致しました。
「ゲスな例」はなんだか意味がよく分かりませんでした、すいません。
事務員様、ご回答ありがとうございました。
悪人や犯罪者はどこの世界にもいらっしゃるので、悪用される危険が０でないからダメだというと、何もできなくなってしまいます。
利用規定と管理簿を整備して、前向きに検討していきたいと思います。
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| モデル規程に縛られます ( No.9 ) |
- 日時： 2016/02/19 17:47
- 名前： Dath Row Immate ID:Wpd2me.A
- 社会福祉法人に籍を置いて経理しているのであれば「社会福祉法人モデル規程」に準拠しなければならないのは知っていますよね。
出納、特に支出に関する条をお読みになることをお勧めします。
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| 文章力なくてすいません ( No.10 ) |
- 日時： 2016/02/19 17:57
- 名前： Dath Row Immate ID:fpCPKMkY
- ゲスな例 文章下手で申し訳ありません。
個人のお金を立替えるのであれば、法人のお金を一時借用(横領)しても同じだろと感違いするバカが出かねない と言うことです。
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| なんか、大した事じゃない話じゃないかなあ？？？ ( No.11 ) |
- 日時： 2016/02/19 22:19
- 名前： BOB ID:qjKYuzEM
- 結構つまんない話じゃないでしょうか？
事務所で管理して、買いに行くときにカードを借りればいいんでしょ？
ゲスなという例題もありましたが、管理をしっかりしてれば問題になる話じゃないと思うんですが、反論があればお聞きしたいですね。
僕が言っているのは、あくまでも事務所管理にしていて、購入するときに事務所からカードを借りて買いに行けばいいという事を言っています。
牽制するなら、その時点で「何をどういう理由で購入しに行きます。」と言うカードを作ればいいんじゃないですか？
施設って、事務所で考える事が全てじゃないので、事務方は多少現場の理解をしないといけないと考えます。
例えば、そのネットワークが出来ていないなら、そうした環境を作るべきでしょう。
少なくとも、この世界の中の主役は「利用者」なんです。
僕たちは、その「利用者」の為の裏方なんですよ。
ねえ、、、
みなさん、、、
如何お考えですか？
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| つまらなければ読まなければいいじゃん ( No.12 ) |
- 日時： 2016/02/20 00:32
- 名前： Dath Row Immate ID:kG02hMW.
- 俺は個人の立て替えはダメと言っており
クレカはダメと言っていない。
ただし、都道府県によっては指導対象としているところもある。
前述したモデル規程では小口現金を想定しており、それに従った方が面倒ではないと言っているだけだ。
つまらなければ読まなければいいじゃん、不愉快だよ。立て替えじゃんじゃんやればいいじゃん。
俺の知ったことじゃないよ。
それからゲスの話は、某法人であった実際の事故。
団体交渉で組合側から、立替の中止を求められた法人があったのも事実。
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| ご回答ありがとうございました。 ( No.13 ) |
- 日時： 2016/02/20 15:02
- 名前： ふる ID:Lh/WwGzM
- Dath Row Immate様、ありがとうございました。
「社会福祉法人 新会計基準 モデル経理規程」ですね。よく読んでみます。
指導監査の担当者は経理規定の改定までは必要ないと言っていました。
まあ、当施設の場合の立替といえば、事前に「備品購入決済記録簿」で事前承認得た主に千円以下位の備品類を先に買ってきて、レシートと交換で小口現金で当日中に清算するくらいのものなので、（金額が数千円になる場合は仮払いで預かって買いに行く）そこから横領等の事件に発展したり、組合からの突き上げにあったり可能性は低いと思われます。
いろいろなご意見の方がいらっしゃるのでとても参考になります。
どうもありがとうございました。
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| 小口現金なくしたい ( No.14 ) |
- 日時： 2016/02/21 19:07
- 名前： 特養の事務員 ID:J1lQTcFU
- 私も日頃から社福事務の合理化やキャッシュレス化を考えているものです。
あまりこういった話ができる場がなかったので情報交換できたらうれしいです。
「社会福祉法人モデル規程」はざっとは読んでいますが、これから経費削減、合理化がさらに問われるようになるとすれば、社福でもキャッシュレス化が進んでいくのではないでしょうか？ 小口現金なくしたい…
ただ、ネットで事例を調べていたら法人カードに対し第三者評価で否定的な指導があった例も上がっていました。そこは法人カード止めてしまったのかな。
私が聞いたところではカードでの精算が月をまたぐので結局未払い処理が面倒くさく、それほど合理化できなかったという話があるのですが、それがNo.1 で言われるところの「会計上の処理が面倒」というところでしょうか？
ただ、カード明細の電子データから会計ソフトに自動入力ができるとミスも減るし、時間も節約できるんですよね…
うちはよくある保守的な法人なので多分理事会で却下されるでしょうが、提案のタイミングを見ています。うまくいった例、まずかった例等聞かせていただけると嬉しいです。
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| 社福のキャッシュレス化 ( No.15 ) |
- 日時： 2016/02/22 17:40
- 名前： Dath Row Immate ID:NsqHLNkw
- ふるさま
くどいけど小口現金は、職員が立て替えたものを精算するのではなく、職員への前渡し金が本来です。
つまり、管理者が小口現金から千円を職員に渡し、その現金で消耗品を購入する仕組みなんです。
モデル規程にも「定額資金前渡制度による資金」と規定されています。
あと細かなことですが備品とは5万円以上のものを言います。たぶん消耗品の間違いではないでしょうか。消耗品、備品、固定資産物品と取得金額により購入手順、資産計上すべて違ってきます。上から目線で申し訳ありませんがお金=経理を担当されているのであれば、どうでもよく思えるけれど細かなことにも注意された方がいいと思います。
出納責任者や会計責任者は、細かいと現場から嫌われるくらいが丁度よいと教わったことがあります。余分なことすいません。
さて、先にも書きましたが、社福は役所の仕事である社会福祉事業を、専門性を持ち役所になり代わり実施する機関なので役所の金銭管理の文化が求められています。
そこには個人の財布で法人の買い物をすることは想定されていません。そしてすべて書類による確認行為の世界です。
法人クレカを持ったときに想定される指導です。
規程としてはモデル規程の
（金銭の範囲）
第21条 この規程において、金銭とは現金、預金、貯金をいう。
２ 現金とは、通貨、小切手、紙幣、郵便為替証書、郵便振替貯金払出証書、官公庁の支払通知書等をいう。
この中にクレカを加えなさいと指導するする都道府県があると思います。
そして規程の作りこみですが
クレカを利用する場合の最初のポイントは会計責任者の関与ぐわい（決裁行為）を明確にすることです。
普通会計規程にぶら下げ、細則や庶務規程等で、役職による専決額を定めています。専決額は上席への決裁なしで執行が出来る額です。例えば課長は5万円、主任は3万円等役職により額を定めているはずです。
カードの使用は支出負担行為の決定なので、その都度その執行予定額に基づき該当する上司の確認(執行伺いの決裁)、それも口頭ではなく書類として残す必要があります。
すでにこのルールが確立されているのであれば執行伺いの支払い方法欄にクレカを設けば良いはずです。
次のポイントは管理の仕方です。
クレカは発行時の契約によるでしょうが、一枚で数百万円の執行が出来てしまいます。
たった一枚のカードですが管理に関しかなり厳密なモノが求めら使用簿や使用伺いも必要になるかもしれません。
先の決裁済みの執行伺い書をもって、クレカの管理者に提出し、クレカを預かり使用することになります。
ここで管理者は管理台帳に件の執行伺い書の突合番号とクレカの貸出先職員名を記入し、貸し出すことになりますが、当然使用者の受領印を求めるでしょう。
それでもクレカを認めない都道府県があるかもしれません。それは法人内の牽制機能が担保されないことが理由になります。
殆どの法人では通帳と銀行印の保管者を変えており内部けん制を行っていますが、クレカはこれが出来ません。いくら規程で手順を定めてもこの部分を根拠に指導されることは想像できます。
具体的な経理ですが、カード使用都度、消耗品／未払金で起票。引落日に未払金／普通預金で起票（計上）が一番簡単だと思います。しかし、同じ日にA店とB店でカードを使用してもA店は今月の引き落とし含まれたがB店は翌月の引き落としになる場合があります。
そのためカード会社から送られてくる請求書で未払いを立てる方法もあるのでしょうが、それだと発生主義ではなくなってしまいます。
つまり、カードの使用頻度にもよると思いますが、未払いの管理が面倒になるのではないでしようか。
私が思いつくのこの程度。
ところでそもそも論ですが・・・・
法人運営=経理規程はキャッシュレスが前提です。その例外として前渡し金である、小口現金と概算払いがあるのです。（クレカは現金と同格の扱いになります）
特養を経営する規模の法人であれば、経理規程にもとづきキャッシュレスで行われていると思うのです。取引も原則締日と支払日が決まって納品書や請求書に基づき行われているのでは。消耗品等も計画的に購入がなされ一定のストックがされていると思います。
そこで職員が自分の財布で立て替える必要が生じるって何が考えられるのでしょうか？
例えば外出先でのハプニング？これらは前渡金や概算で予め職員に現金を渡せばよいのであり、急きょ消耗品が必要になった時にでも、取引のある小売店で請求書を発行しキャッシュレスで購入できると思うのです。
どうしても現金対応しなければならない場合には小口現金で対応可能です。更に、通常考えられる出張経費や外出行事も概算請求と精算行為で対応可能です。
現金支払いはなくならないと思いますが、その機会を少なくする方法こそが本来社福にもとめられているキャシュレス化だと思いますよ。
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| ご回答ありがとうございました。 ( No.16 ) |
- 日時： 2016/02/23 15:05
- 名前： ふる ID:ph4mbit2
- Dath Row Immateさま、ご回答ありがとうございました。
まれにみる「超大作」でびっくりしました。どうもお疲れ様でした。
ところで冒頭の小口現金の解釈で、小口現金制度そのものが「定額資金前渡制度による資金」というのは分かりましたが、「職員が立て替えたものを精算するのではなく、職員への前渡し金が本来」という根拠がいまいちよく理解できません。
本社経理が出納職員に前渡しするのが「小口現金」で、出納職員は購買職員（消耗品購入者）に必要経費を前渡しなければならないとの表記が（検索した限りでは）見当たりません。逆に経理規定では「金銭の支払いについては、・・・・領収書を徴しなければならない」となっており、立替が前提のような気もしないではありません。そして概算払いは旅費及び会計責任者が特に必要と認めた経費にしか許されていません。できればその出典を教えて頂けると有難いです。
宜しくお願い致します。
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| 安全性と利便性のトレードオフ ( No.17 ) |
- 日時： 2016/02/23 21:30
- 名前： 特養の事務員 ID:eehWrKPY
- >>「法人内の牽制機能が担保されない」
私が見たネット上の第三者評価にもそんな風に書かれてました。
ただ、ある意味社福に負けないくらい厳しく監査されている上場企業でも法人カードは使われているので、この流れが社福にもこないかなぁと思います。
ネットで買い物とかカード記載の番号打ち込むだけでできて歯止めがきかないっていうのはわかりますけど、普通の買い物だって相手側はこっちの購入伝票見て売ってるわけではないですからね。危険度としては買掛で仕入れるなら大して変わらないように思います。
カード契約で金額の上限を一回5万、月で何万みたいに設定できれば、ある程度の安全性は担保できるように思うんですが、実際に使っている法人の方はどのようにしているか教えてほしいです。
うちは通常の消耗品購入は未払い立てていなく、まさに「送られてくる請求書で」消耗品／普通預金 としていますが、厳密な発生主義ではないですよね、ただ、監査や第三者委員に突っ込まれたことないんですが、まずいやり方なんですか？
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| 今回も長文失礼 ( No.18 ) |
- 日時： 2016/02/25 12:47
- 名前： Dath Row Immate ID:84BQNH0g
- ふるさま
回答まで時間がかかりごめんなさい。
定額資金前渡法(インプレストシステム) の説明はこれがわかりやすいと思います。
ttp://www.get-boki.com/archives/27/31/000053.html
「出納職員は購買職員（消耗品購入者）に必要経費を前渡しなければならないとの表記が（検索した限りでは）見当たりません」の疑問は、出納職員が図の用度係と思ってください。
そもそもモデル経理規程や経理規程準則等おかみが考えた社福の会計マニュアルには職員の立替=私人の財布は100%想定されていません。ただその根拠に法や明文を求めても答えは見つかりません。（根拠として考えられるのは後述します）
しかし禁止が明文されていなくても職員の財布をあてにした会計処理は運営指導で指摘されるリスクがとても高いことははっきりしています。それさえ覚悟し、かつ適切な処理が出来ると確信を持てるのであれば行ってもいいじゃないでしょうか。
さて社福の会計において個人の財布が想定外である理由ですが、社福という団体に「モデル規程」、「経理規程準則」を課した目的、あるいは「社会福祉法人会計基準適用上の留意事項（運用指針）」なんか読めば当然導かれる結論です。昭和51年1月31日厚生省社会局長、児童家庭局長連名通知「社会福祉施設を経営する社会福祉法人の経理規程準則の制定について」で示された目的は「主として措置費等公的資金の収支を明瞭にし、その受託責任を明らかにすることを基本的な目的」とされていました。何度も言うように公金を扱える法人なので役所的な感覚の金銭処理を求めているんです。「社福は公金を扱うんだ。個人の財布も公の金庫も混在する会計処理を行っていれば、中にはデタラメやるやつも現れるだろ！手堅いくらいが当たり前だ！」という実例あるいは経験に基づく会計技術的助言or指導ですね。
役所においても私的立替を禁止は明文されていないようですが、それでも無理に根拠を求めようとすれば地方自治法第２３２条の５第２項となるでしょう。
２ 普通地方公共団体の支出は、政令の定めるところにより、資金前渡、概算払、前金払、繰替払、隔地払又は口座振替の方法によつてこれをすることができる。
これらの方法以外は、支出できないという解釈です。できないものなので、わざわざ禁止条例を制定しなくてもいいとの判断もあれば禁止条例を制定し私的立替を禁止している都道府県もあります。
民間の方や株式会社の方には理解いただけないと思いますが、役所では私的立替をした職員が懲戒処分を受けたり監査委員から指摘さる文化なのです。
さて、モデル規程を読まれたのであれば社会福祉法人は、モノを買う時にも所定の手続き、会計責任者や専決権者の確認=決裁が必要なのはお分かりだと思います。
また、お金を支払う時も同じ様に所定の手続きが必要です。この様にモノを買う、支払うという一連の行為に数多くの手順、書類による確認を求めています。
ここで考えられる私的立替A,B考えてみます。
A 会計責任者の山田さんが、介護職員の田中さん対して「お前の財布で紙おむつを買ってきてくれ。領主書忘れるなよ。月末に立て替え分払うからな」
この場合には会計責任者の命令なので確認は完了しており、モノを買う時の手続きは満たされているとします。（ただし証拠書等はなにもなく事務処理としてはNGです）しかし、支払いの方法が手順を踏んでいないことになります。
つぎの立て替えの例です。
B 介護職員の山田さんはホームセンターで役に立つ道具を見つけたので、自分の財布で購入し職場に領収書を渡し立て替え金を請求した。
この場合には執行伺い（モノを買っていいかの決裁）、支出命令、支払まで全部一人で行っています。完全にNGですね。硬い上司であれば絶対に決裁しません。ホームセンターで山田さんが電話をかけてきて購入してよいかの確認があったのであれば認めるかもしれませんが。
ながながと書いてしまいましたが、私的立替は「モノを購入する手続き」「支払う手続き」いずれもそれらに反するものなのです。
さて疑問の「金銭の支払いについては、・・・・領収書を徴しなければならない」ですがモデル経理規程ではその表現を見つけられませんでした。
特養の事務員さま
お気持ちはわかります。しかし現実的な話をすれば以下に示す国が定めた社会福祉法人会計基準適用上の留意事項（運用指針）が基本になります。
１ 管理組織の確立
（１）法人における予算の執行及び資金等の管理に関しては、あらかじめ運営管理責任者を定める等法人の管理運営に十分配慮した体制を確保すること。
また、内部牽制に配意した業務分担、自己点検を行う等、適正な会計事務処理に努めること。
（２）会計責任者については理事長が任命することとし、会計責任者は取引の遂行、資産の管理及び帳簿その他の証憑書類の保存等会計処理に関する事務を行い、又は理事長の任命する出納職員にこれらの事務を行わせるものとする。
-以下引用終わり-
クレカの使用は最終的にはこの方針に対抗できるか否かだと思います。実際に法人クレカを使用している社福があるので、不可能ではありませんが、私の主張はたまにしか使用しないクレカために運営指導通用する内部けん制が担保されていることを明白に理解せしめる規程やルール作りを考えれば、小口現金と概算の方が楽じゃないのかということです。
反対に、クレカの件数が多いことを想定すれば、それらルール作りをしても楽になることは間違いありませんが、反対に管理上取引ごとに未払いを立てないとまずいことになり経理が煩雑になる気も致します。ここらへんの見合いは、会計士や社福に明るい税理士にでも確認されたほうがすっきりするかもしれませんね。
同じことを何度も書きますが、
国が示した社福の会計ルールは、民間や株式会社の感覚にすれば、ナンセンスで無駄に感じることが多いと思います。これは民間より役所のルールに近いためです。
介護保険の運営規程は、株式会社も社福もイコールコンディションです。その側面を感がえれば会計のルールも同じで良いのではと思えますが、方や法人税や補助金のあり方は全く違います。税や補助（措置費）を受けることができるという側面は役所に近いものなのです。それゆえ会計のルールも違うと考えてはいかがでしょうか。
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[16401] 施設で法人クレジットカード導入を検討しています。