[5328] 委員会の情報共有方法について

[5328] 委員会の情報共有方法について

日時： 2024/11/23 17:40
名前： dope ID:4GGcsbWM: ご教示ください。
各施設における委員会の周知方法や会議の議事録回覧等はどのように行なって
らっしゃいますか？
デジタル化が進み、ラインワークスのようなツールを用いて
委員会の議事録や研修内容の情報共有をＰＤＦにて送信して共有を図る
事業所もあると聞きました。

脱ハンコが進む中で、いまだに職員全員のハンコをもって、閲覧の証としている事業所様もあると思います。

ぜひ、当施設の今後の参考にさせていただきたいので、お教えくださいませ。

議事録もAIにより自動作成する時代ですから・・・。 ( No.1 )

日時： 2024/11/24 10:09
名前： masa◆PQB2uTgXDQ ID:.6jXNH46

介護事業者の現状を見ると、議事録の確認をはじめとした各種連絡事項を紙ベースの記録で行っているところが8割以上でしょう。

しかし人がさらに減る時代に対応して、業務の削減・生産性の向上を図っておく過程では、この状況は変わらざるを得ません。

現に先進的な取り組みを行っている事業者では、紙ベースの記録・連絡簿などはゼロとなっています。

例えば僕の顧問先の一つである「完全テレワークの居宅介護支援事業所」では、会社本体の紙ベースの記録はゼロです。すべてクラウド上などに記録保管しています。

議事録もAIを利用して自動作成する時代ですから、その内容確認もスマホやタブレットで行うのが普通になっていくでしょう。下記も参照ください。

参照：連絡方法もスキルに合わせた工夫が必要
https://masahero3.livedoor.blog/archives/52155497.html

ちょっとだけしております。。 ( No.2 )

日時： 2024/11/25 16:30
名前：雪国 ID:sbk0.EXM

当法人では、災害ＢＣＰ作成の際に業務連絡ツールを導入しました。
商品名は伏せておきますが、災害時に職員への自動連絡が出来るほか、普段から掲示板機能やメッセージ機能を活用しております。

具体的には会議録の回覧や、各種連絡事項、職員アンケートなど。
全て紙媒体では出さずに行っております。
研修動画を添付し、視聴チェックも出来るので、委員会の研修等でも利用しています。
送信対象も全職員、事業所ごと、役職者、個人単位などで自由に設定できるので、使い勝手が良いです。

こんな感じでＢＣＰ作成の副産物でちょっとだけ業務効率化が出来ております。

ぜひ商品名を教えていただきたい ( No.3 )

日時： 2024/11/26 08:51
名前： 老健従業員 ID:GDkLHVv2

雪国様
商品名を伏せているのは業者の意向ですか？
当施設でもいろいろ検討しているところで、もし可能であれば使用しているツールを教えていただけませんか？

求めるものが事業所によって違いますから・・ ( No.4 )

日時： 2024/11/26 10:19
名前：雪国 ID:DyIoRxek

老健従業員様

商品名を伏せたのは、特定の業者や商品のＰＲになるとして、この掲示板の趣旨に合わないと判断したためです。
その点をご理解くださいますようお願いいたします。

私の事業所にとっては使いやすくても、他の事業所様では使いにくいということもありますので、いろいろな商品を試用してみて比較するとよいかと思います。

軽率でした ( No.5 )

日時： 2024/11/26 11:00
名前： 老健従業員 ID:GDkLHVv2

雪国様
確かに宣伝ととらえられてしまうかもしれませんね
軽率でした。
頑張って当事業所にあったものを見つけてみます
ありがとうございました。

デジタル化とは ( No.6 )

日時： 2024/11/26 13:58
名前： dope ID:Zrm9A.xA

皆様、貴重なご意見ありがとうございます。
生産性向上とはいいつつも、あらゆるデジタル化を推進しても、付いていけない職員が出てくるのも事実。
結局そういった職員へは紙ベースであったり、他対応方法が必要になると効率的ではなくなります。
非常に悩ましい問題ですよね。何をとっても一長一短という感じで。

ラインや他のやり方での周知とは ( No.7 )

日時： 2024/12/13 12:50
名前： コウタロウ ID:cEFVQsp.

会議や研修など紙ベースが主流で、いざBCPや緊急時の伝達をメールやラインでと伝えると嫌がる職員もいます。どうしたら理解してもらえるのかがポイントですが、仕事上やむを得ないと取るのか、プライベートとは分けて考えるのか、家族からラインはしていないのですか？と聞かれるようになりました。仕事中は電話に出れないが、ラインは見る事が出来る。簡単な事はラインで済ます事が出来るという意見が多いのではないでしょうか？研修が多い中で、必須となる研修や周知をどのようにしていくのかマニュアルが必要だと思いますが、ラインを拒否する職員や携帯を持っていない職員に対しての対策は紙ベースでの資料配布など、これまで通りになるのでしょうか。

ごっちゃになってませんか ( No.8 )

日時： 2024/12/14 16:38
名前： poko ID:lGVIKFIM

＞ラインを拒否する職員や携帯を持っていない職員に対しての対策は紙ベースでの資料配布など、これまで通りになるのでしょうか。

緊急時連絡と職場内の情報共有とをごっちゃにされていませんか。個人のラインに業務連絡の通知が来るような仕組みは避けた方がよいですよ。拒否できなければ労基署に駆け込まれ労働時間として扱われ未払い残業を請求される可能性もあります。個人スマホや携帯への連絡はあくまで緊急・災害時に限定された方が良いと思います。

日常業務内であれば各職員が業務時間中に使用できる十分なデジタルデバイスを整えてグループウェアなりラインワークスなりで情報共有すれば事足りると思います。
　訪問系であればスマホを貸与して業務時間中だけ電源を入れるルールにすればよいと思います。

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