 社福のキャッシュレス化 ( No.15 ) |
- 日時： 2016/02/22 17:40
- 名前： Dath Row Immate ID:NsqHLNkw
- ふるさま
くどいけど小口現金は、職員が立て替えたものを精算するのではなく、職員への前渡し金が本来です。
つまり、管理者が小口現金から千円を職員に渡し、その現金で消耗品を購入する仕組みなんです。
モデル規程にも「定額資金前渡制度による資金」と規定されています。
あと細かなことですが備品とは5万円以上のものを言います。たぶん消耗品の間違いではないでしょうか。消耗品、備品、固定資産物品と取得金額により購入手順、資産計上すべて違ってきます。上から目線で申し訳ありませんがお金=経理を担当されているのであれば、どうでもよく思えるけれど細かなことにも注意された方がいいと思います。
出納責任者や会計責任者は、細かいと現場から嫌われるくらいが丁度よいと教わったことがあります。余分なことすいません。
さて、先にも書きましたが、社福は役所の仕事である社会福祉事業を、専門性を持ち役所になり代わり実施する機関なので役所の金銭管理の文化が求められています。
そこには個人の財布で法人の買い物をすることは想定されていません。そしてすべて書類による確認行為の世界です。
法人クレカを持ったときに想定される指導です。
規程としてはモデル規程の
（金銭の範囲）
第21条 この規程において、金銭とは現金、預金、貯金をいう。
２ 現金とは、通貨、小切手、紙幣、郵便為替証書、郵便振替貯金払出証書、官公庁の支払通知書等をいう。
この中にクレカを加えなさいと指導するする都道府県があると思います。
そして規程の作りこみですが
クレカを利用する場合の最初のポイントは会計責任者の関与ぐわい（決裁行為）を明確にすることです。
普通会計規程にぶら下げ、細則や庶務規程等で、役職による専決額を定めています。専決額は上席への決裁なしで執行が出来る額です。例えば課長は5万円、主任は3万円等役職により額を定めているはずです。
カードの使用は支出負担行為の決定なので、その都度その執行予定額に基づき該当する上司の確認(執行伺いの決裁)、それも口頭ではなく書類として残す必要があります。
すでにこのルールが確立されているのであれば執行伺いの支払い方法欄にクレカを設けば良いはずです。
次のポイントは管理の仕方です。
クレカは発行時の契約によるでしょうが、一枚で数百万円の執行が出来てしまいます。
たった一枚のカードですが管理に関しかなり厳密なモノが求めら使用簿や使用伺いも必要になるかもしれません。
先の決裁済みの執行伺い書をもって、クレカの管理者に提出し、クレカを預かり使用することになります。
ここで管理者は管理台帳に件の執行伺い書の突合番号とクレカの貸出先職員名を記入し、貸し出すことになりますが、当然使用者の受領印を求めるでしょう。
それでもクレカを認めない都道府県があるかもしれません。それは法人内の牽制機能が担保されないことが理由になります。
殆どの法人では通帳と銀行印の保管者を変えており内部けん制を行っていますが、クレカはこれが出来ません。いくら規程で手順を定めてもこの部分を根拠に指導されることは想像できます。
具体的な経理ですが、カード使用都度、消耗品／未払金で起票。引落日に未払金／普通預金で起票（計上）が一番簡単だと思います。しかし、同じ日にA店とB店でカードを使用してもA店は今月の引き落とし含まれたがB店は翌月の引き落としになる場合があります。
そのためカード会社から送られてくる請求書で未払いを立てる方法もあるのでしょうが、それだと発生主義ではなくなってしまいます。
つまり、カードの使用頻度にもよると思いますが、未払いの管理が面倒になるのではないでしようか。
私が思いつくのこの程度。
ところでそもそも論ですが・・・・
法人運営=経理規程はキャッシュレスが前提です。その例外として前渡し金である、小口現金と概算払いがあるのです。（クレカは現金と同格の扱いになります）
特養を経営する規模の法人であれば、経理規程にもとづきキャッシュレスで行われていると思うのです。取引も原則締日と支払日が決まって納品書や請求書に基づき行われているのでは。消耗品等も計画的に購入がなされ一定のストックがされていると思います。
そこで職員が自分の財布で立て替える必要が生じるって何が考えられるのでしょうか？
例えば外出先でのハプニング？これらは前渡金や概算で予め職員に現金を渡せばよいのであり、急きょ消耗品が必要になった時にでも、取引のある小売店で請求書を発行しキャッシュレスで購入できると思うのです。
どうしても現金対応しなければならない場合には小口現金で対応可能です。更に、通常考えられる出張経費や外出行事も概算請求と精算行為で対応可能です。
現金支払いはなくならないと思いますが、その機会を少なくする方法こそが本来社福にもとめられているキャシュレス化だと思いますよ。
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