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[4090] 「google workspace」を職場で使っている人へ質問！（事務作業のクラウド化について） 日時： 2022/05/01 20:04 名前： 中間管理職GM員GM ID:IFAiusMQ ITに無理解なトップの下で、社福法人の書類仕事のクラウド化を進めている事務員として、介護職員の事務負担を軽減し、業務効率化を促進するため、諸賢の見解を募りたいと考えています。 私は現在、google社の「google workspace （for nonprofits）」というサービスをベースに施設内事務作業のクラウド化を進めようとしています。 上記サービスを情報インフラとして活用し、BCP、人材育成、施設内コミュニケーションを一新し、スピード化とデジタル化を推進する考えです。 主に使用するサービスは、 Gmail（無料だった旧Gsuite時代から使ってます、というかこれしか使ってなかったw） googleドライブ（書類保管庫として共有） googleカレンダー（月間予定や設備予約表として共有） googleサイト（職員へのおしらせや求職者へのフォローに使用） googleフォーム（アンケートやらで使用） google meet（会議とかで使用） google chat（業務連絡で使用） とする予定です。 そこでお伺いしたいのは、 ・導入時にどんなトラブルがあったか（一番聞きたいです！） ・現場職員の反応はどうだったか（特に高年齢層） ・導入時に業者を入れたか（入れたほうがスムーズにいく？） ・承認機能を使用しているか（上司への書類承認の方法は？） ・実際に運用して良かったこと、悪かったこと（めっちゃ聞きたいです！） 以上です。 事務員目線での質問ですが、実際に現場で感じている職員さんにもわかる範囲で積極的にお答えいただければなぁと考えております。google以外の他サービスの感想でも参考になるので喜んで拝見します。よろしくお願いします。 ※ここで紹介している「google for nonprofits」は、本来1ユーザーあたり月額680円で使用できるサービスを、社会福祉法人やNPO法人などの非営利法人に限り、申請後、承認されたら無料で使用可能、というサービスです。宣伝と思われたら困るので、念のためお知らせしておきます。無料サービスなので個人的には申請して損はないかと。知らない人へは情報提供という形でお知らせしておきます。googleさん、マジすげぇ・・・。

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無料化の申請手順を情報提供します ( No.22 ) 日時： 2022/05/15 01:52 名前： 中間管理職GM員GM ID:aGvyeM/o 広島人さん コメントありがとうございます GroupSession、調べたことがあります！ 結構評判が良いみたいでネット上で推している方も結構いらっしゃいました。クラウド版は有料みたいですが、いずれは移行される考えはお持ちなのでしょうか？ >Google for Nonprofitsってあるんですね。非常に参考になりました。 社福やNPOなどの「非営利法人限定」でgoogleがやってる慈善活動の一種だと思います。IT面で非営利法人の活動を支援する取組みです。外国の企業はこういうのよくやってますよね。日本企業もこういう点は見習ってほしい・・・。参考に申請手順を情報提供しておきますので、他の皆様も良かったら参考にしてください。 申請手順は、 �@googleのサイトでサービス内容や申請手順を確認 ttps://www.google.com/intl/ja_JP/nonprofits/ �Atechsoup japan（以下テックスープ）に団体登録してアカウント作成 ttps://www.techsoupjapan.org/ �Bテックスープから受付完了メールが届く ※最初は英文のメールが来ます。いきなり挫折しそうになりますが、以降はちゃんと日本語でメールが来るので大丈夫ですw　 �Cテックスープから申請書類がメール送付されるので作成・返信 ※法人種別ごとに申請書類が異なります。新設法人でもOK。うちの場合は団体確認書と決算書類、事業報告書を提出。団体確認書のみ向こうの指定書式に記入押印してpdf作成、それ以外は元々法人にある決算書と事業報告書をpdf化して返信しましたので手間は大してかかりませんでした。書類は全てデータでのやり取りで、郵送の必要はありませんでした。 �Dテックスープから登録完了メールが来たらgoogle workspace for nonprofits gが使用可能 ・・・というのが大まかな流れになります。 ちなみにテックスープ、という団体名が出てきますが、これは非営利団体をICTで支援するための全世界的な組織で、マイクロソフトやアドビ、シスコ、シマンテック等のIT超大手企業も協力しています。googleもその中の一社で、googleは利用資格のある法人かどうかの選別作業をテックスープさんに委託してるんですよね。なのでテックスープへの登録が必須になるんですが、最初は怪しいサイトかと思って滅茶苦茶疑ってかかりましたw テックスープのサイトからはgoogleだけじゃなくて、他社のofficeとかphotoshopなんかの高額ソフトや整備済み品の型落ちPCやタブレットなんかが割安で購入できたりもしますので、とりあえず対象法人なら登録しておくと損はないと思います。ちなみに申請から登録まで2週間くらい時間がかかるそうです。うちの場合は11日くらいでした。 私がこのサービスを知った切っ掛けをお話ししますと、社福法人である当法人は元々googleのサービス（旧 G Suite）を法人ドメイン使用で利用していたんです。この時はたしか50アカウントまでは無料で、その範囲内で使っていました。とは言え、使っていたのは専らGmailのみで、私とごく少数の人間がカレンダー機能をスケジュール帳代わりに使用していただけで、あまり積極的には活用できていなかったんです。 ところが、数か月前にとある業者さんからこの話が出て、「今年から有料になりますけど、有料版に切り替えます？それとも別サービスへの乗り換えを考えてます？」と質問され、大慌てで調べた所、今のアカウント数を維持したまま有料版に切り替えた場合、最安プランでも毎月3万円ちょいで年40万円かかるらしい。こりゃマズイな、ってことで散々他のサービスを調べた挙句、実は社福はgoogleの無償利用対象だったことが判明し、結果的に負担費用ゼロでこのまま行けることになりました（無駄足w）。googleを選んだのは無料なのも大きな要因ですが、誰でも知ってる大企業の数多くが採用している実績に加え、誰でも一度はgmail等で操作経験があり、かつ既に使用中だった、という所が大きいです。 で、高額な有料サービスを、より充実した内容でタダで使えるんだったら、使わない方が損じゃないか？と本来の値段を知ってから（現金w）急遽クラウド化に積極的になり、この勢いで一気にクラウド化を進めてしまおう！でも、導入経験ないから、ここの掲示板で先駆者から知恵をお借りしよう、と考え現在に至ります。 浅はかすぎて有能な事務員にはほど遠いことを実感しています・・・。

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