[4090] 「google workspace」を職場で使っている人へ質問！（事務作業のクラウド化について）

[4090] 「google workspace」を職場で使っている人へ質問！（事務作業のクラウド化について）

日時： 2022/05/01 20:04
名前： 中間管理職GM員GM ID:IFAiusMQ: ITに無理解なトップの下で、社福法人の書類仕事のクラウド化を進めている事務員として、介護職員の事務負担を軽減し、業務効率化を促進するため、諸賢の見解を募りたいと考えています。

私は現在、google社の「google workspace （for nonprofits）」というサービスをベースに施設内事務作業のクラウド化を進めようとしています。

上記サービスを情報インフラとして活用し、BCP、人材育成、施設内コミュニケーションを一新し、スピード化とデジタル化を推進する考えです。

主に使用するサービスは、

Gmail（無料だった旧Gsuite時代から使ってます、というかこれしか使ってなかったw）
googleドライブ（書類保管庫として共有）
googleカレンダー（月間予定や設備予約表として共有）
googleサイト（職員へのおしらせや求職者へのフォローに使用）
googleフォーム（アンケートやらで使用）
google meet（会議とかで使用）
google chat（業務連絡で使用）

とする予定です。
そこでお伺いしたいのは、

・導入時にどんなトラブルがあったか（一番聞きたいです！）
・現場職員の反応はどうだったか（特に高年齢層）
・導入時に業者を入れたか（入れたほうがスムーズにいく？）
・承認機能を使用しているか（上司への書類承認の方法は？）
・実際に運用して良かったこと、悪かったこと（めっちゃ聞きたいです！）

以上です。
事務員目線での質問ですが、実際に現場で感じている職員さんにもわかる範囲で積極的にお答えいただければなぁと考えております。google以外の他サービスの感想でも参考になるので喜んで拝見します。よろしくお願いします。

※ここで紹介している「google for nonprofits」は、本来1ユーザーあたり月額680円で使用できるサービスを、社会福祉法人やNPO法人などの非営利法人に限り、申請後、承認されたら無料で使用可能、というサービスです。宣伝と思われたら困るので、念のためお知らせしておきます。無料サービスなので個人的には申請して損はないかと。知らない人へは情報提供という形でお知らせしておきます。googleさん、マジすげぇ・・・。

逆境に見えるけど、諦めなければチャンスでしかない！ ( No.29 )

日時： 2022/05/19 23:15
名前： 中間管理職GM員GM ID:Ed50ZKik

realnoahさん

別に特殊じゃありませんよ！
多分、どの業界でもあるあるな話だと思います。そして、このケースは私の経験上、うまく運べば一番目的を達成しやすい形だと思います。

上層部はPC操作に慣れているし、特に経営層は世間の情報にも敏感だから、クラウド化自体は必然だと考えている。でも、ITのことはほとんどわかってないから、どう進めれば良いか、自分では今いちピンとこないんです。だからrealnoahさんが上手く説得できれば（「こいつに任せれば上手くいくのか！？」と思わせることができれば）、realnoahさんに味方する、超強力な後ろ盾を得られることになります。お財布を握ってる人を味方につけるのが一番困難なので、realnoahさんが諦めさえしなければ、もう勝利は半分約束されたようなものですｗ

なので、一番のポイントは、「保守的な現場の方々をどうやって説得するか」です。で、今realnoahさんが一番悩んでる問題についてなんですが、これはLINEWORKSの仕様を調べた所、はっきり判断できました（たぶん）。

>LINEとLINEWORKSをわざわざ分ける必要があるのか？！という議論に発展していて…。身近になっているぶん、わざわざ分けるのが面倒だし、ストレージって何？！みたいな方々とプライベートと仕事は分けたいっていう意見で分かれちゃっています…。

いかにも現場の方々が言い出しそうな内容ですが、まず、この件については明確に「通常のLINE使用はNO」と強硬に押し切ってください。通常のLINEで業務使用するのは不適切です。

仮に退職する職員がいたとします。通常のLINEで業務内容のやり取りを行う場合、その情報は退職しても個人のスマホに残りますよね？一方、業務使用前提のLINEWORKSで使用している場合、システム管理者がアカウントを抹消すれば、アカウントに紐づいた情報には退職者は接触できなくなる訳ですから、情報の安全度は段違いです。「事業所としての個人情報保護の取り扱い上、通常のLINEを使うなんて本来あり得ない話だ。不適切な状況を是正するためだ」と言ってやれば、有効な反論はおそらく出てこないはずです。これでまず、プライベートと仕事を分けたい、という方々を味方に付けることができます。

次の問題、
>新しく覚えるより、いままでのでよくない？みたいな考えもあると思います。電子カルテなども導入する気配もないですし、ビジネスチャットも使っているのか使ってないのかわからない方々もいます…。

まず、今までどおりのやり方ではマズい、ということは上記の件で周知されたと考えて、次に移ります。クラウド化でどれくらい「効率化」できて「どれくらい自分が楽になるのか」についてはrealnoahさんの職場では、LINE使用での経験上、ある程度広まっているでしょうから、次はクラウド化によって、具体的に何が変わるのかを知らしめなければなりません。

まず、LINEWORKSを使用しない場合、どれだけ手間がかかるのかを「数字」で具体化します。

例えばご家族や事業所から事務所が電話を受け、それを現場に繋ぐような場合、現場が電話に出てくれればそれで終了ですが、そうじゃない場合も多いですよね？電話に出れなければ、それを何分後かに事務方から改めて聞いて、質問事項を確認して、連絡先を探して・・・とやれば結構なタイムロスが生まれます。自分が退勤していた場合はその案件は翌日持越しになり、更に手間とロスが生まれます。こういう件は多いでしょう？LINE使ってればすぐに対応して終わってたのに・・・みたいな話。

そういった案件の平均値をカウントして（ざっくりで良いです）、ひとつひとつ数字化して、その結果を相手に示すことで（面倒だけどがんばって！）、いかに今の自分がITの恩恵を受けているのかを具体的に数値で示します。「最終的に業務の〇〇％を削減できて、自分の仕事が月に〇〇時間は早く終わるのに、やらない理由あるの？」と聞かれて、それでもやらないと断言できる人はそうはいないでしょう。私には無理ですｗ

それでも拒否反応を示す職員には根気よく付き合ってあげるしかありませんが、少なくとも、以前のように頭ごなしにLINEWORKSの導入すべてに全否定、なんて状態にはならないでしょうから、後は慣れるまでの辛抱だと思います。そういう相手には、LINEWORKSの導入で、「最終的には今の職場をこんな状態にしたいんだ！」という未来予想図を情熱的に示してあげれば、相手も「お、おぅ。何だかよくわからんが、要は今より俺たちの職場がより良くなるんだな？なら、しゃあないから付き合うわ（逆らうと怖いし・・・）」となるに違いありません（断言）。

realnoahさんの情熱で、今の状況はひっくり返せると思いますので、あきらめずに努力すれば、きっとよい結果が生まれると思います。

がんばってくださいね！（40代半ばのおっさんより）。

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